11 de junho de 2009

Condomínios: documentos devem ser arquivados

Assim como numa empresa, um condomínio legalmente instituído possui uma série de documentos.

O síndico é o responsável pela guarda desses documentos durante sua gestão e deve passá-los, em ordem, a seu sucessor. O alerta é do presidente do Sindicato do Mercado Imobiliário do Oeste de Santa Catarina (Secovi/Oeste), Paulo Jorge Lise.

Lise recomenda que o síndico não guarde os documentos na sua própria residência. “É importante que o condomínio tenha um espaço para guardá-los em segurança”, salienta. O local deve estar trancado,com acesso somente ao síndico. Outra recomendação é nunca colocar documentos originais nas pastas que serão vistoriadas pelos conselheiros do edifício para não correr o risco de extraviar a pasta.

O presidente da entidade esclarece que os condôminos têm o direito de verificar a documentação, desde que solicitada com antecedência. No entanto, alerta os síndicos a não entregarem os originais, pois, em caso de perda, dependendo do documento, poderá haver penalização. “Documentos de ex-funcionários, por exemplo, podem servir de prova contra possíveis reclamações trabalhistas injustas”, enfatiza.

Mas, os condôminos devem possuir cópias de documentos obrigatórios como a convenção e o regulamento interno.Dentre a documentação do condomínio, devem constar a convenção do condomínio; regulamento interno; inscrição do edifício na Receita Federal – Cartão do CNPJ atualizado; livro de atas e livro de presença nas assembléias; todas as plantas do edifício; cadastro atualizado dos moradores; apólice de seguro de incêndio ou outro sinistro que cause destruição (obrigatório) e outros opcionais.

Outros documentos importantes são os relatórios de receitas e despesas dos últimos cinco anos; apuração das contas da administração anterior; todos os contratos de serviços de terceirização ou manutenção (portaria e limpeza, administradora, elevadores, bombas...); RIA – Relatório de Inspeção Anual dos Elevadores expedido pela empresa conservadora dos equipamentos no condomínio; auto de vistoria de Corpo de Bombeiros; certificado de limpeza dos reservatórios e de dedetização; bem como documentos fornecidos pela construtora ou pela incorporadora do edifício como o manual do proprietário, auto de conclusão, alvará de aprovação e execução de edificação, alvará de instalação de elevadores e alvará de funcionamento de elevadores. Também devem ser guardadas as notas fiscais, os manuais de uso e manutenção, além dos certificados de garantia.

Por: Marcos A. Bedin
MB Comunicação
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