Quem examinar o calendário geral de eventos observará uma elevadíssima concentração no segundo semestre do ano. Refiro-me a eventos de toda natureza – científicos, culturais, empresariais, esportivos, religiosos, educacionais etc. Somente uma pequena parcela desses eventos realmente deveria freqüentar a segunda metade do calendário gregoriano - por fundadas razões históricas, como festas e comemorações, pelo clima (ações econômicas relacionados com a sazonalidade agrícola) ou pela dinâmica intrassetorial (como as feiras que antecedem importantes efemérides de nosso calendário comercial, especialmente o Natal).
Entretanto, a maior parte dessas iniciativas poderia ser antecipada para o primeiro semestre, sem qualquer prejuízo em sua realização . Centenas de congressos, seminários, simpósios, encontros, assembléias, reuniões são efetuadas na segunda metade do ano por puro comodismo, hábito, condicionamento ou indolência na planificação. Inicia-se a preparação no primeiro para consumar o evento no segundo semestre, sem nenhuma razão objetiva para isso.
Mas, afinal, qual é o problema em concentrar eventos no segundo semestre do ano? São diversos. O primeiro é de ordem material. Tomando-se por base as cidades de médio e grande porte verifica-se que os inúmeros agentes econômicos envolvidos com eventos ficam relativamente ociosos no primeiro semestre e sobrecarregados no segundo. A rede hoteleira é o exemplo mais cabal: na primeira metade do ano a taxa de ocupação média fica abaixo de 50%, depois, com a concentração típica da segunda metade, sobe ao extremo. Em muitas ocasiões não supre totalmente a demanda, levando os leigos à falsa conclusão de que a rede hoteleira é insuficiente e, portando, são necessários mais estabelecimentos do gênero.
Idêntica conclusão se obtém ao examinar outros fornecedores de serviços para eventos. O transporte aéreo apresenta limitações de vôos e de capacidade (poltronas/passageiros) com crônicas dificuldades de superação. Raros são os casos em que se torna economicamente viável e tecnicamente possível a contratação de vôos charter para suprir demanda especifica de um evento.
A indesejada concentração de eventos também causa percalços no mercado de fornecedores de sonorização, decoração, infraestruturação e ambientação dos locais, assessoria de comunicação, cerimonial & protocolo, cerimonialistas, recepção, segurança e, especialmente, fornecedores de alimentação. Coquetéis,coffee breakes, jantares e almoços representam uma face essencial dos eventos, e que muitas vezes determinam seu sucesso ou fracasso. Não é incomum congressos e seminários de alto conteúdo científico e cultural serem negativamente avaliados em razão de deficiências no aspecto da alimentação.
Essa concentração gera o encarecimento dos serviços ou a incapacidade dos agentes locais atenderem as demandas, exigindo-se a contratação de prestadores de outras regiões, cujos custos obviamente são maiores. Centros de convenções, auditórios e salões nobres são locais relativamente escassos, razão pela qual os respectivos aluguéis sobem às alturas no segundo semestre. Outro aspecto importante: com a concentração de muitos eventos de agosto a dezembro, os meios de comunicação não conseguem dar o merecido tratamento jornalístico e, portanto, boas iniciativas ficam sem visibilidade na mídia leiga ou especializada.
Diante dessa constatação fica evidente que se não há razões objetivas e imperativas para a execução de um evento no segundo semestre, existem inúmeras vantagens concretas para sua realização na primeira metade do ano. Pense sobre isso.
